Sở TTTT Cao Bằng phối hợp cùng Công ty cổ phần Công nghệ Bình Minh tiến hành kiểm tra, rà soát đánh giá tình hình ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử tại các cơ quan quản lý nhà nước tỉnh Cao Bằng
Căn cứ Chỉ thị số 15 của Thủ tướng Chính phủ ban hành (ngày 22/5/2012) về tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan Nhà nước; Căn cứ Chỉ thị số 08 của Bộ TT&TT về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của ngành TT&TT, vừa ban hành đầu tháng 2/2013.
Từ ngày 25/03/2013 đến ngày 27/03/2013 đoàn công tác gồm các cán bộ của sở Thông Tin và Truyền Thông Cao Bằng và Công ty Cổ Phần Công nghệ Bình Minh do Ông Dương Nông Tuệ – Phó GĐ sở TTTT làm trưởng đoàn đã tiến hành kiểm tra, rà soát tình ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) phần mềm văn phòng điện tử (PMEF) tại 7 đơn vị triển khai là: Ban Quản Lý Khu Kinh Tế Cửa Khẩu, Sở Văn Hóa Thể Thao và Du Lịch, Thanh Tra Tỉnh, Sở Ý Tế, Sở Tài Chính, Sở Tư Pháp và Sở Giáo Dục và Đào tạo tỉnh Cao Bằng.
Việc tăng cường trao đổi văn bản điện tử sẽ giúp các cơ quan, đơn vị giảm nhiều chi phí, thời gian, công sức so với việc gửi – nhận văn bản giấy. Sau ba ngày tiến hành kiểm tra tại 7 đơn vị nhận thấy hoạt ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử trên địa bàn đã có nhiều sự chuyển biến tích cực, tuy nhiên còn bộc lộ những hạn chế nhất định. Cụ thể: Các đơn vị có 90% số cán bộ được trang bị máy tính và được cài đặt phần mềm EOffice; Gần 100% máy tính các phòng ban chuyên môn kết nối mạng. Bên cạnh đó vẫn còn một số máy cấu hình chưa đạt yêu cầu. Tại thời điểm triển khai cài, lắp đặt PMEF có 1 số đơn vị đang tiến hành tu sửa nâng cấp trụ sở làm việc nên hệ thống PMEF bị gián đoạn. Trình độ sử dụng tin học của cán bộ chưa đồng đều, chưa sử dụng thành thạo PMEF, Công tác đào tạo chuyển giao sử dụng PMEF chưa được chi tiết. Đa số các đơn vị chưa có cán bộ chuyên trách về CNTT, hoặc có nhưng là kiêm nhiệm. Chưa có đơn vị nào ban hành quy chế sử dụng PMEF, hầu hết cán bộ chưa thay đổi được thói quen sử dụng văn bản giấy. Việc ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử (eOffice) chưa hiệu quả, chưa khai thác hết tính năng của CNTT vào hoạt động chuyên môn nghiệp vụ, gây lãng phí kinh phí đầu tư.
Kết thúc cuộc kiểm tra, đoàn công tác đưa ra những ý kiến, biện pháp khắc phục khó khăn nâng cao hiệu quả hoạt động ứng dụng CNTT trên địa bàn bằng việc quan tâm chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ; Rà soát hệ thống cơ sở hạ tầng, cài đặt PMEF mới nhất đầy đủ cho các máy trạm. Cài đặt máy chủ, kết nối lưu thông hệ thống mạng nội bộ cho toàn bộ các đơn vị. Tiến hành đào tạo, chuyển giao sử dụng PMEF theo 2 bước; Đào tạo riêng cụ thể đến từng cán bộ, phòng ban và lãnh đạo. sau đó đào tạo tập trung. Đề xuất với các đơn vị tiến hành áp dụng chạy thử đối với PMEF, sau đó đưa hệ thống PMEF vào chạy chính thức kết hợp với ban hành Quy Chế sử dụng PMEF, cắt bỏ hoàn toàn việc sử dụng sử dụng văn bản giấy. Sở TTTT Cao Bằng phối hợp cùng Công ty Cổ Phần Công Nghệ Bình Minh đưa cán bộ kỹ thuật áp sát cùng phối hợp với các đơn vị sử lý, khắc phục những tất cả các sự cố liên quan đến kỹ thuật và sử dụng PMEF, nhằm đưa người dùng có môi trường làm việc và sử dụng PMEF được tốt nhât.
Lãnh đạo các đơn vị đã tiếp nhận những ý kiến kết luận của đoàn và nhất trí phối hợp khắc phục hạn chế tồn tại trong thực hiện nhiệm vụ đưa PMEF vào sử dụng trong thời gian sớm nhất.
