>>>Sự thay đổi dễ nhận thấy nhất kể từ khi ứng dụng phần mềm eOffice là ủy ban giảm số máy photocopy từ ba chiếc xuống còn một, ông Nguyễn Hữu Chiến, phó chánh văn phòng UBND tỉnh Lạng Sơn nhận xét về eOffice, phần mềm do nhóm Bkis phát triển.

Giảm biên chế máy photocopy

Trước đây, mỗi khi có văn bản đến, bộ phận văn thư ở trụ sở ủy ban phải sao hàng chục bản để chuyển tới các phòng, ban trong cơ quan theo đúng quy định. Thế nhưng, trên thực tế không phải đơn vị nào cũng lưu trữ những văn bản này. Gần như ngay sau khi người phụ trách tiếp nhận và đọc thông tin, văn bản vừa được in ra trở thành giấy vụn.

Từ khi ứng dụng eOffice, công việc mất nhiều thời gian nhất của chị Đoàn Thị Miên ở bộ phận văn thư UBND tỉnh Lạng Sơn là so sánh văn bản gốc với bản điện tử. Ảnh: Tuấn Linh

Từ khi ứng dụng eOffice, bộ phận văn thư tại ủy ban chỉ cần photo số lượng vừa đủ để gửi đến những nơi cần lưu trữ, đối với các đơn vị khác, văn bản được số hóa bằng máy scan rồi gửi qua phần mềm. Chỉ cần một đơn vị quét văn bản, 20 đơn vị khác có thể dùng chung, bất kể nơi đó có cài eOffice hay không, ông Hoàng Mạnh Hùng, giám đốc Trung tâm tin học Ủy ban tỉnh Lạng Sơn cho biết.

Ngoài ra, nhiều tiện ích của eOffice còn giúp các cán bộ văn phòng đẩy nhanh tốc độ xử lý công việc liên quan đến văn bản. Công cụ tìm kiếm của eOffice giúp họ tìm ra văn bản cần dùng chỉ trong tích tắc, nhanh hơn hẳn việc tìm kiếm, lật giở từng trang trong tủ lưu trữ.

Quy trình làm việc của eOffice cũng giúp các cán bộ phát hiện nhanh chóng những văn bản còn tồn đọng tránh hiện tượng thất lạc và hơn cả là tốc độ truyền tin của internet giúp giảm thời gian triển khai một quyết định ở cấp cơ sở từ 3 ngày xuống còn dưới 24 giờ đồng hồ.

>>>Nâng cấp người sử dụng

Không chỉ góp phần làm giảm chi phí văn phòng phẩm và tiết kiệm thời gian, eOffice còn giúp các cán bộ thay đổi tác phong làm việc và trình độ công nghệ thông tin. Hứa Anh Tuấn, Chánh văn phòng UBND Huyện Cao Lộc, Lạng Sơn cho biết, đa phần cán bộ cấp cơ sở đều có trình độ công nghệ thông tin hạn chế, có người chưa sờ đến bàn phím máy tính bao giờ.

>>>Vì vậy, việc triển khai ứng dụng eOffice thời gian đầu gặp rất nhiều khó khăn. Khi bắt tay triển khai phần mềm eOffice đã có nhiều cán bộ cơ sở tìm cách chống đối, ông Tuấn nói. Các cán bộ này thường tránh truy cập internet hoặc trốn các buổi tập huấn. Tuy nhiên, trước tình hình đó, lãnh đạo Huyện Cao Lộc đã thực hiện những biện pháp mạnh.

Ông Tuấn kể, đã có lúc chủ tịch Huyện Cao Lộc tuyên bố là không xử lý các văn bản giấy và gọi điện nhắc nhở cán bộ cấp dưới online để trao đổi qua chức năng chat của phần mềm. Nhờ vậy, qua một thời gian làm quen và được cầm tay chỉ việc, số lượng cán bộ sử dụng phần mềm eOffice đã tăng lên đáng kể. Sau hai tháng thực hiện liên tục, các trưởng, phó phòng đã tiếp cận cơ bản hệ thống xử lý văn bản cũng những các tính năng trao đổi thông tin khác của eOfficeeee, ông Tuấn cho biết.

Điều thú vị là, sau thời gian làm quen với eOffice, nhiều cán bộ đã trở nên nghiện và thích với cách làm việc trực tuyến này hơn. Ông Tuấn nói vui: Thủ trưởng với nhân viên không gặp nhau mà văn bản cứ giải quyết ầm ầm. Nhiều cán bộ còn tranh thủ về nhà làm thêm để hoàn thành công việc. Việc không gặp mặt trực tiếp cũng giúp cho các cán bộ tự tin hơn trước thủ trưởng, đây là những lợi thế vô hình mà cách làm việc trực tuyến mang lại.

Phần mềm thân thiện

Theo ông Nguyễn Hữu Chiến, Phó chánh văn phòng UBND tỉnh Lạng Sơn, những tiến bộ trong công tác cải cách hành chính ngoài sự quyết tâm của ban lãnh đạo như đã nói ở trên còn có là do phần mềm thực sự dễ sử dụng và giải quyết được những yêu cầu cơ bản của công việc.

>>>Chúng tôi đã sử dụng nhiều phần mềm của Dự án 95-98 thuộc chương trình quốc gia về công nghệ thông tin, trong Đề án 112 nhưng gần như không có phần mềm nào đáp ứng được yêu cầu điều hành và tác nghiệp như eOfficeeee, ông Chiến nói.

Mọi văn bản đi và đến đều được phần mềm thông báo tới người sử dụng. Ảnh: Tuấn Linh

Còn anh Lương Văn Cai, bộ phận văn thư xã Tân Thành, huyện Cao Lộc, Lạng Sơn nhận xét: phần mềm đẹp, dễ sử dụng. Điều quan trọng nhất là phần mềm có tiếng Việt, nên tôi có thể tự mày mò tìm hiểu các chức năng của nó, anh Cai nói.

Dù mới chỉ làm quen với eOffice trong 2 tuần và được hướng dẫn qua điện thoại, nhưng anh Cai đã có thể nhận, gửi văn bản và trả lời cấp trên một cách thành thạo.

Hiện tại Lạng Sơn có 14 đơn vị đã triển khai eOffice, tỉnh dự định sẽ ứng dụng eOffice tại Ban quản lý Cửa khẩu Lạng Sơn và Sở Giao thông vận tải trong năm 2009, và tiến tới triển khai mô hình văn phòng điện tử này tại 100% các cơ quan quản lý nhà nước trực thuộc UBND tỉnh.